仕事(やるべきこと)がいっぱいありすぎて、わやくちゃになって、どうにもならない時にまずすべきこと

仕事(やるべきこと)がいっぱいありすぎて、わやくちゃになって、どうにもならない時にまずすべきこと よりよく生きるためのライフハック

こんにちは、青田犬です。

日々仕事に追われて、てんてこまいに生きてます。

今回は、仕事がいっぱいで、いっぱいで、いっぱいすぎて、やるべきタスクが山積みになっており、そこへさらに次から次に降ってきているような状況になった場合の、私なりの対応方法についてお話ししたいと思います。

具体的には、スタンダードな方法となりますが、タスクを書き出して、その中から今日やるべきタスクだけ選定して、後は明日以降にまわしてしまうという方法です。

これは、様々なタスク処理法を学んで自分になりに実践した結果、私が最終的に行き着いたやり方になります。

 

さて、仕事をしていると、やってもやっても仕事が終わらず、そこへ次から次へ新しい仕事が湧いてきて、うんざりしてしまうということがありませんでしょうか。

私もよくあります。というより、しょっちゅうそんなことになっています。

なぜこんなことになるのでしょうか。

まず、そもそも論で言えば、これは言うまでもなく、個人の問題より会社側の問題です。

個人の抱えられるキャパシティを大きく越えるタスクを割り振っておいて、おいお前なんとかしろ、と言っているようなものなので、そんなことをやっている会社は、きっと根性論の横行するろくな会社ではないと言えます。

とはいえ、大量のタスクのうち、何割かは自分をひいきにしてくれている顧客であったり、社内の誰かが自分を頼って発生しているものであったりします。

そのため、期待に答えたいという心理もあって、なかなか無下にはできません。

では、どうすればいいのかと言えば、まずはタスクの量を把握して、それをどのように処理していくか決めて、あとは順番に実行していくしかありません。

タスクでいっぱいいっぱいになると、つい目の前にある仕事から対応しがちですが、そういう時は、全然仕事が終わらない、あれもしないとこれもしないとという思いにとらわれて、効率も上がらないし、気分も重くなる一方です。

こうなった場合、まずはどんなタスクが残っているのか、正確に把握するところから始めなければなりません。

具体的には抱えているタスクを全て書き出すところから始めます。

GTDで説かれる方法としては、頭の中にある全ての気になることを書き出すとなっていますが、仕事でいっぱいいっぱいになっている時に、そんな余裕はなかなか持てないでしょう。

そういう時は、まずは直近に処理しなければならないタスクを書き出すところから始めるべきです。

当たり前のことのように思えますが、タスクまみれになると本当にそんなことすら考えられなくなるのです。

そのため、仕事がありすぎてやべーとなっている時ほど、まずは落ち着いてタスクを取りまとめる作業をすべきです。

私の場合は、ほとんどのタスクはメールで届いているのでそれを見ていけばよくて、それ以外だと電話や口頭で聞いた内容を記したメモになります。

そこからやるべきタスクを書き出して、取りまとめればそれがタスク一覧となります。

GTDのように、頭の中の気になることを全て書き出すとなると、数時間はかかりますが、直近のタスクに絞れば、書き出すのにもそれほど時間はかからないはずです。

タスクの書き出しがある程度終われば、次にその中から絶対に今日中に終わらせなければならないタスクに印を付けていきます。

チェックが終わったら、今日中に終わらせなければならないタスクを優先しなければいけないものから並べていきます。

なお、並べ方については、必ずしも優先度を考えなくても構いません。

タスクまみれになっている時は、気分がまったく乗らない時も多いと思いますので、優先順位の高さより、取りかかりやすいものから優先して処理していってもいいと思います。

また、今日中に終わらせなければならないタスクを並べる時は、なるべくかかる時間を加味して、夕方くらいか、もしくはもう少し早い時間に終わらせるように調整しましょう。

なぜならタスクは後から後から湧いてきて、するすると割り込みしてくるからです。

そうすると本来15分で終わらせられるタスクに1時間半かかったりなんてことがざらに起こってしまうのです。

そのため、バッファとして、夕方あたりに少し空き時間を作っておくべきでしょう。

今日中にやるべきタスクと、それを処理する順番さえ決定すれば、あとは並んだタスクを1つずつ、粛々と処理していくだけとなります。

その際、複数タスクの同時進行はなるべく避けるようにしてください。

よく言われている通り、マルチタスクは激しく消耗しますし、精神的にも疲弊するからです。

とはいえタスクまみれになっている時は、どうしたってマルチタスクにならざるを得ないことが多いので、なるべく減らす程度でいいかと思います。

また、その日1日のタスクをある程度終わらせることができたら、短時間でもいいので今日1日、何をどこまでやったかを振り返りましょう。

そうすることで、達成感と自己肯定感が生まれますし、その中で漏らしていた細かいタスクにも気がつきやすくなります。

そうして、1日を終えた段階で、多少タスクが残っていたとしても、調整が可能であれば、残りは無理やりにでも明日にまわしてしまいましょう。

頑張って残業して無理やり終わらそうとしても、効率は良くないですし、いいことなんてひとつもありません。

このやり方のキモとなるのは、自らのタスクを把握して、それを適切に割り振って、自らの負荷を軽減しつつ、処理していこうという意識を持つことです。

そのため無理矢理にでもタスクをこなしていこうという考えからは、いったん距離を置く必要があります。

また、この方法だとは単純に1日の中のタスク処理にかける時間が減ることになるため、どうしてもどこかで残りのタスクを明日以降にまわす=いったん切り捨てる必要が出てきます。

途中で切り上げることで、1日あたりの処理量が減ってしまうように思えますが、このやり方のほうが、一日中集中力を維持できますし、心身に負荷をかけずに仕事を続けられます。

結果、長い目で見ればこちらの方が成果は上がるし、効率的だと私は確信しています。

何より、とりあえず自分で決めたところまでは仕事をやり切ったのだという思いは、その人の充足感につながりますし、充足感すらないまま仕事を続けていては、人間いつかは潰れてしまいます。

どんなに頑張ったところで、心身に不調をきたしてしまえば、なかなか元には戻りませんし、決して幸せになることはできません。

自分自身の人生を生きるためにも、会社内でのタスクコントロール方法を身に着けて決して損はありません。

病気になろうがどうなろうが、会社が最後まで面倒を見てくれる訳ではないですし、だとしたら、そこまで心身をすり減らしてまで、仕事を頑張る必要はないのではないか、というのが、社畜ぎみに生きてきた私の結論です。

人にどう思われようが、会社の評価が下がろうが、まずは自分自身を大切にすべきだと思います。

まとめ

やるべきことがいっぱいありすぎて、どうにもならなくなっている人は、まずはタスクを書き出して、取りまとめて、今日やることだけやるようにして、あとは明日にまわしましょう。

人にどう思われようが、何を言われようが、放っておきましょう。

 

お読みいただきありがとうございました。